2012年10月31日晚9：30分，學院在水利樓513會議室召開了2012級年級輔導員會議，學院學生事情辦公室主任、2012級年級負責人陳立永老師主持會議，專職輔導員王玉芬老師與全體2012級年級輔導員出席了會議。

會上，陳立永老師對新上崗的2012級年級輔導員提出了具體要求：一是要求所有輔導員要盡快熟悉班級同學情況，主動聯系班主任老師，召開班級同學見面會；二是要求建设所負責班級學生的信息庫，詳細統計班級每位同學的聯系方式、家庭地址、家長聯系方式等；三是凭据學院要求認真完成新生入學教育活動；四是要求輔導員經常深入學生宿舍、學生班級，凭据年級輔導員考核辦法認真做好輔導員事情。

會後，專職輔導員王玉芬老師又詳細的登記了每位年級輔導員的聯系方式、電子郵箱、qq號碼等，並建设了水建院2012級年級輔導員事情qq群，以便更好的做好學生事情。